Cum ții contabilitatea PFA-ului (partidă simplă) pe cont propriu — ghid pas cu pas

1. Registrul-jurnal de Încasări și Plăți (RJIP) — cod 14-1-1/b · OMFP 170/2015

Aici se înregistrează cronologic, zi de zi, toate încasările și plățile, atât cele în numerar, cât și cele prin bancă. Este registrul central al contabilității tale.

2. Registrul de Evidență Fiscală (REF) — art. 68 alin. (8) din Codul Fiscal

Obligatoriu doar pentru PFA în sistem real. Aici centralizezi, pe baza RJIP-ului și a documentelor justificative, veniturile brute și cheltuielile (deductibile integral, deductibile limitat, nedeductibile) pentru a stabili venitul net anual impozabil. Se completează înainte de depunerea Declarației Unice.

3. Registrul Inventar — cod 14-1-2/b · OMFP 170/2015

Aici se înregistrează, o dată pe an (la 31 decembrie), toate elementele patrimoniale: bunuri, creanțe (sumele pe care alții ți le datorează), datorii (ce ai tu de plătit).

4. Fișa mijlocului fix — cod 14-2-2 · OMFP 170/2015

Se completează doar dacă deții bunuri care se încadrează drept mijloace fixe (valoare > 2.500 lei și durată de utilizare > 1 an). O fișă pentru fiecare mijloc fix.

5. Documentele justificative

Fiecare încasare și fiecare plată trebuie să aibă la bază un document: factură, chitanță, bon fiscal, extras de cont, contract, ordin de plată. Nu există cheltuială deductibilă fără document justificativ.

Template-uri gata de folosit (vezi secțiunile respective din acest ghid):

• 📄 Template Registrul-jurnal de Încasări și Plăți (XLSX)
• 📄 Template Registrul de Evidență Fiscală (XLSX)
• 📄 Template Registrul Inventar (XLSX)
• 📄 Template Fișa mijlocului fix (XLSX)
• 📄 Template Lista de inventariere + Decizia (XLSX)
• 📄 Template Decont de cheltuieli (XLSX)

Înregistrează PFA-ul în SPV

Toate comunicările cu ANAF (Declarația Unică, e-Factura, răspunsuri la solicitări, popriri, certificate fiscale) se fac prin Spațiul Privat Virtual. Nu mai e opțional — de la 1 martie 2022, persoanele fizice autorizate trebuie să depună electronic toate declarațiile. Ai nevoie de un certificat digital calificat sau de înrolarea cu buletinul prin videoconferință.

Detalii pas cu pas: Cum înregistrezi SRL-ul sau PFA-ul în SPV ANAF.

Deschide un cont bancar dedicat

Nu e obligatoriu prin lege, dar este prima recomandare pe care o facem oricui ne întreabă. Un cont separat:

• Îți arată dintr-o privire cash-flow-ul real al activității.
• Simplifică lunar reconcilierea cu RJIP.
• Elimină discuțiile cu ANAF despre „care plăți sunt personale, care sunt de activitate”.
• Facilitează justificarea cheltuielilor (ex: abonamentul la internet).

Băncile mari au pachete dedicate PFA cu comisioane mici. Alternativele digitale (Revolut Pro, Wise) funcționează la fel de bine și au în general costuri reduse sau chiar zero.

Alege sistemul de emitere a facturilor

Facturi poți emite și în Word/Excel — legal, cu toate mențiunile obligatorii. Dar pentru relațiile B2B din România, e-Factura prin RO e-Factura este obligatorie din 2024, iar din 1 ianuarie 2025 și B2C sub anumite condiții. Asta înseamnă că trebuie să generezi un XML UBL 2.1 valid și să-l trimiți prin SPV. Cel mai simplu: un software dedicat care face conversia automat (Facturescu e gratuit pentru freelanceri, exact pentru asta).

Pregătește un sistem de arhivare

Fizic sau digital — cheia e să găsești orice document în sub 2 minute. O structură simplă care funcționează:

/PFA-contabilitate/
  /2026/
    /facturi-emise/     (scan + XML e-Factura)
    /facturi-primite/   (scan + XML)
    /bonuri-fiscale/    (scan lunar)
    /extrase-bancare/   (lunar)
    /registre/          (RJIP lunar, Inventar anual)
    /declaratii/        (D212, recipise SPV)

Ce trebuie să conțină o factură

Conform Codului fiscal (Legea 227/2015, art. 319), o factură trebuie să cuprindă:

1. Numărul și data emiterii (serie + număr, unică și cronologică).
2. Numele/denumirea, adresa, CUI-ul emitentului.
3. Numele/denumirea, adresa, CUI-ul cumpărătorului (dacă este PJ).
4. Data livrării bunurilor / prestării serviciilor (dacă diferă de data emiterii).
5. Denumirea clară a bunurilor/serviciilor.
6. Cantitatea, prețul unitar, valoarea totală fără TVA.
7. Cota de TVA aplicată (sau mențiunea „scutit” cu baza legală).
8. Valoarea TVA și totalul cu TVA.
9. Dacă nu ești plătitor de TVA: mențiunea „Neplătitor de TVA conform art. 310 din Codul Fiscal”.

e-Factura (RO e-Factura)

Din iulie 2024, pentru tranzacțiile B2B între persoane impozabile stabilite în România, factura trebuie transmisă în format electronic prin sistemul RO e-Factura (în format XML UBL 2.1). Factura PDF clasică nu mai are valoare legală singură — valoare legală are XML-ul care a primit semnătura ANAF și se încarcă în SPV.

Din 1 ianuarie 2025, obligația s-a extins și pentru tranzacțiile B2C (cu persoane fizice), în anumite condiții de volum.

Termen de transmitere (actualizat 2026): factura trebuie trimisă în SPV în maximum 5 zile lucrătoare de la data emiterii. Până la 31 decembrie 2025 termenul era de 5 zile calendaristice; începând cu 1 ianuarie 2026 s-a revenit la 5 zile lucrătoare, ceea ce îți oferă un respiro practic (weekend-urile și sărbătorile legale nu mai contează).

Facturi către clienți străini

Dacă prestezi servicii pentru clienți din UE sau non-UE, apar reguli speciale de facturare (fără TVA românesc, cu mențiunea „taxare inversă” / „reverse charge” pentru UE B2B). Ai detalii complete în Ghidul de facturare pentru clienți din străinătate.

TVA intracomunitar pentru PFA neplătitori de TVA

Atenție: chiar dacă nu ești plătitor de TVA în România, dacă prestezi servicii B2B către firme din UE, ești obligat să te înregistrezi ca plătitor de TVA intracomunitar (cod special de TVA, diferit de cel obișnuit). Nu devii plătitor de TVA în sensul clasic, dar ai obligația să depui declarații VIES (390). La fel și în cazul în care vrei să faci achiziții din UE. Vezi Ghidul TVA intracomunitar pentru detalii.

Ce înregistrezi

• Încasări: banii efectiv primiți de la clienți (fiecare factură încasată, fiecare bon fiscal emis dacă ești la normă de venit cu casă de marcat).
• Plăți: banii efectiv plătiți pentru cheltuieli deductibile (factură abonament, bon combustibil, salariu angajat dacă ai, CAS/CASS, impozit pe venit etc.).

Fiecare rând trimite la un document justificativ identificat prin serie și număr.

Ce NU înregistrezi

• Sume pe care le ai de încasat dar nu au venit încă (nu există creanțe în partida simplă — acestea apar doar în Registrul Inventar la final de an).
• Retrageri de bani personali din contul PFA-ului (nu sunt „plăți” ale activității — sunt mișcări între patrimoniu personal și cel al activității).
• Valoarea TVA colectată / deductibilă dacă ești plătitor — aceasta se evidențiază separat, în evidența TVA.

Frecvența completării

OMFP 170/2015 cere înregistrare cronologică, de regulă lunar. Practic: la sfârșitul fiecărei luni, ia extrasul de cont + toate bonurile / facturile, și completezi toate operațiunile în ordinea datei. Durează, de obicei, între 20 de minute și 2 ore, în funcție de volum.

Exemplu de completare

Să presupunem că în aprilie 2026 ai:

1. Pe 3 aprilie, emiți Factura FCT-001/2026 către Client SRL, 5.000 lei, încasată prin bancă pe 10 aprilie.
2. Pe 15 aprilie, plătești 120 lei pe un abonament Google Workspace (bancă).
3. Pe 20 aprilie, cumperi un tonner de 250 lei, cu Bon fiscal nr. 4123.

Principiul general

Conform art. 68 din Codul Fiscal, sunt deductibile cheltuielile efectuate în scopul realizării veniturilor, care îndeplinesc cumulativ:

• Sunt efectuate în cadrul activităților desfășurate în scopul obținerii venitului.
• Sunt cuprinse în cheltuielile exercițiului financiar în care au fost plătite.
• Sunt justificate prin documente.
• Nu figurează în lista cheltuielilor nedeductibile.

Exemple de cheltuieli deductibile 100%

• Facturi de servicii direct legate de activitate (hosting, software, abonamente profesionale, cursuri de specialitate, traduceri).
• Consumabile (tonner, hârtie, mici echipamente sub 2.500 lei).
• Materiale promoționale, site web, publicitate.
• Chiria spațiului dedicat activității (birou închiriat).
• Comisioanele bancare ale contului PFA.
• Serviciile externalizate (designer, programator, traducător).
• Cărți și publicații de specialitate.
• Telefon/internet dedicate activității.
• CAS și CASS.

Cheltuieli deductibile limitat

Codul Fiscal limitează expres anumite categorii:

• Protocol — deductibile în limita a 2% din baza de calcul (veniturile minus cheltuielile, fără protocol și sponsorizări).
• Sponsorizări — deductibile în limita a 5% din aceeași bază.
• Cotizații profesionale obligatorii — deductibile integral.
• Contribuții la asociații profesionale voluntare — deductibile în limita a 4.000 EUR/an.
• Vehicule care nu sunt folosite exclusiv în scopul activității — 50% deductibilitate pentru toate cheltuielile aferente (combustibil, piese, amortizare, service, leasing). Pentru a deduce 100%, trebuie să demonstrezi utilizare exclusivă.

Cheltuieli nedeductibile

• Impozitul pe venit (10%) — nu se deduce pe sine însuși.
• Amenzi, majorări, penalități (inclusiv cele ANAF).
• Cheltuieli personale (îmbrăcăminte personală, alimente, hobby-uri).
• Donații în afara limitelor legale.
• Cheltuieli fără document justificativ sau cu documente nelegale.

Cum justifici o cheltuială

Regula de aur: fără document, nicio cheltuială. Documentul trebuie să fie pe numele PFA-ului (nu personal) și să conțină:

• Furnizorul (denumire, CUI, sediu).
• Obiectul cheltuielii.
• Valoarea.
• Data.
• Metoda de plată (mai ales pentru bonuri fiscale — trebuie să apară cardul/bonul).

Pentru bonuri fiscale sub 100 lei, pe numele persoanei fizice, ANAF acceptă de regulă justificarea. Pentru sume mai mari, cere factură emisă pe PFA.

Cum faci inventarierea

Procedura este reglementată de OMFP 2861/2009 privind organizarea și efectuarea inventarierii, coroborat cu OMFP 170/2015 art. 8. Pașii sunt:

1. Decizia de inventariere — ca PFA fără angajați ești singurul membru al „comisiei”, deci e o decizie internă pe care o emiți tu însuți (un document scurt cu data, perioada și obiectul inventarierii).
2. Lista de inventariere — documentul de lucru pe teren: pentru fiecare element listezi denumire, unitate de măsură, cantitate constatată faptic, valoare unitară, valoare totală.
3. Evaluarea — bunurile se înregistrează la cost de achiziție (sau valoare contabilă rămasă pentru cele amortizate), creanțele/datoriile la valoare nominală.
4. Compararea cu soldurile din evidență (RJIP, fișele mijloacelor fixe).
5. Înregistrarea diferențelor — minusurile constatate devin cheltuieli; plusurile devin venituri.
6. Centralizarea în Registrul Inventar — listele de inventariere se totalizează în Registrul Inventar, care este documentul oficial păstrat 10 ani.

Exemplu minimal

Pentru un PFA de servicii IT, Registrul Inventar la 31.12.2026 ar putea arăta:

• Mijloace fixe: 1 laptop MacBook Pro, cost 12.500 lei, achiziționat 15.03.2026, amortizare cumulată 2.604 lei, valoare rămasă 9.896 lei.
• Stocuri: 0.
• Creanțe: Factura FCT-047/2026 către Client X, 3.000 lei, emisă 20.12.2026, neîncasată.
• Datorii: Factura 2026-127 Hosting SRL, 480 lei, cu scadență 15.01.2027.

Valoarea totală a patrimoniului activității = 12.896 lei (9.896 + 3.000).

Ce e un mijloc fix?

Conform Codului fiscal, un bun este mijloc fix dacă:

• Are valoare > 2.500 lei (plafonul la 2026), și
• Are durată de utilizare > 1 an.

Dacă oricare din condiții nu e îndeplinită, deduci integral pe anul achiziției (e cheltuială curentă, nu imobilizare).

Amortizarea liniară (cea mai simplă)

Împarți costul la numărul de ani de utilizare (duratele normate sunt stabilite prin HG 2139/2004, catalog actualizat periodic):

• Echipamente de birou, calculatoare: 2–4 ani.
• Mobilier: 5 ani.
• Autoturisme: 4–6 ani.
• Clădiri: 40–60 ani.

Exemplu: laptop 12.500 lei, durată 3 ani → amortizare anuală = 12.500 / 3 = 4.166,67 lei/an. Dacă l-ai cumpărat în martie 2026, deduci pentru 2026 doar proporțional (9 luni din 12): 4.166,67 × 9/12 = 3.125 lei cheltuială pentru 2026.

Fișa mijlocului fix

Pentru fiecare mijloc fix completezi o fișă (cod 14-2-2 din OMFP 170/2015) care conține: denumire, data intrării, valoare de intrare, durată, metodă de amortizare, amortizare lunară/anuală, valoare rămasă.

Cine și când îl întocmește

• Cine — versiunea completă: PFA-urile în sistem real, conform art. 68 alin. (8) din Codul Fiscal. Centralizează venituri, cheltuieli deductibile (integral și limitat), cheltuieli nedeductibile și calculează venitul net impozabil.
• Cine — versiunea restrânsă: și PFA-urile pe normă de venit completează REF, conform art. 69 alin. (8) din Codul Fiscal, dar doar partea de venituri (cifra de afaceri — nu se urmăresc cheltuielile, pentru că impozitul se plătește pe norma fixă, nu pe venit real).
• Când: se completează înainte de depunerea Declarației Unice. Pentru veniturile din 2026, termenul efectiv este 25 mai 2027. În practică îl poți completa trimestrial sau lunar, ca să ai oricând vizibilitate asupra poziției fiscale curente.

Ce conține

OMFP-ul nu impune un format rigid, dar structura consacrată include:

1. Venituri brute încasate din activitatea independentă — totalul anual (sau defalcat trimestrial).
2. Cheltuieli deductibile integral (100%).
3. Cheltuieli deductibile limitat (protocol, sponsorizări, auto 50%, amortizări).
4. Cheltuieli nedeductibile (informativ — acestea nu se scad, doar se urmăresc).
5. CAS și CASS datorate (pentru anul de venit) — deductibile la calculul impozitului pe venit.
6. Venitul impozabil = venit net − CAS − CASS.

Ce înseamnă să depășești plafonul

• Ai obligația să te înregistrezi ca plătitor de TVA în maximum 10 zile de la finalul lunii în care ai depășit plafonul (depui formularul 010).
• Începi să colectezi TVA pe facturile ulterioare (adăugi 21% / 11% după caz peste prețul fără TVA).
• Poți deduce TVA pe facturile primite de la alți plătitori.
• Depui lunar sau trimestrial Declarația 300.

Ce rămâne la fel

• Contabilitatea în partidă simplă continuă să se aplice.
• Registrele (RJIP, Inventar) rămân obligatorii.
• Apar în plus: Jurnalul de vânzări și Jurnalul de cumpărări (pentru TVA).

Salariul minim brut — reper pentru plafoane

În 2026, salariul minim brut este:

• 4.050 lei între 1 ianuarie și 30 iunie 2026.
• 4.325 lei începând cu 1 iulie 2026.

Pentru calculele de plafoane se folosește salariul minim în vigoare la data la care se stabilește obligația (de obicei valoarea de la 1 ianuarie a anului de referință).

CAS (pensie) — 25%

Se datorează dacă venitul net din PFA ≥ 12 salarii minime brute anuale (= 48.600 lei în 2026).

CASS (sănătate) — 10%

CASS se calculează la venitul net anual realizat, dar are un minim și un maxim.

1. Amestecul banilor personali cu cei ai activității. Extrasul de cont devine ilizibil; la inspecție, ANAF poate contesta cheltuieli. Soluție: cont bancar dedicat din ziua 1.

2. Pierderea bonurilor fiscale. Hârtia termică se decolorează în 6–12 luni. Soluție: scanează în aceeași zi.

3. Nu emit factură, ci doar chitanță. Chitanța confirmă o plată, nu e substitut de factură pentru servicii B2B. Soluție: emite factură pentru fiecare venit, chitanța vine doar dacă e plată în numerar.

4. Uit să monitorizez plafonul TVA. Te trezești peste 395.000 lei fără să știi. Soluție: o formulă SUM în RJIP care îți arată cumulat.

5. Deduc cheltuieli personale. Abonamentul Netflix, garderoba, cina cu prietenii. Soluție: testul „ar accepta ANAF asta ca fiind în scopul activității?”

6. Ignor obligația e-Factura. Tranzacțiile B2B transmise doar pe PDF/email nu mai au valoare legală. Soluție: software de facturare cu integrare SPV.

7. Nu depun Declarația Unică la timp. Soluție: pune-ți reminder pe 1 mai (cu 3 săptămâni înainte de termen).

8. Nu țin evidența CAS/CASS-ului plătit. Uit să le trec la cheltuieli deductibile. Soluție: un rând dedicat în RJIP.

9. Nu fac inventarul anual. Registrul Inventar e „uitat” ani la rând. Soluție: o dată pe an, în ianuarie, 30 de minute — rezolvat.

10. Nu separ facturile pe ani. La final de an, reconcilierea devine un coșmar. Soluție: folder separat pentru fiecare an fiscal, începând cu 1 ianuarie.

Este legal să țin singur contabilitatea PFA-ului?

Da. Legea 82/1991 și OMFP 170/2015 permit titularului de PFA să-și conducă singur evidența în partidă simplă. Nu ai nevoie de expert contabil autorizat pentru a ține registrele, a emite facturi sau a depune Declarația Unică.

Am ales normă de venit. Mai trebuie să țin RJIP?

Pentru calculul impozitului pe venit — nu. La normă de venit impozitezi norma stabilită de ANAF, indiferent de încasările reale. Dar trebuie să monitorizezi în continuare cifra de afaceri pentru plafoanele de TVA (395.000 lei) și de trecere obligatorie la sistem real (25.000 EUR).

Ce se întâmplă dacă pierd o factură sau un bon fiscal?

Cheltuiala devine nedeductibilă. La o eventuală inspecție, ANAF reconsideră cheltuiala, mărește venitul net impozabil și îți calculează impozit, CAS și CASS suplimentare, plus penalizări. De aceea recomandăm scanarea imediată a oricărui document justificativ.

Pot deduce mașina personală folosită și în activitatea PFA?

Da, dar cu limitări: pentru vehicule care nu sunt folosite exclusiv în scopul activității, cheltuielile aferente (combustibil, întreținere, amortizare) sunt deductibile 50%. Trebuie să poți justifica utilizarea în activitate prin foaie de parcurs sau documente echivalente.

Trebuie să am un cont bancar separat pentru PFA?

Nu este obligatoriu prin lege, dar este recomandat. Separarea banilor personali de cei ai activității face contabilitatea mult mai simplă, reduce riscul de greșeli și facilitează justificarea cheltuielilor în fața ANAF.

Cât trebuie să păstrez registrele și documentele contabile?

Documentele justificative și registrele contabile se păstrează 10 ani, conform Legii contabilității nr. 82/1991. Statele de salarii se păstrează 50 de ani.

Pot ține contabilitatea 100% digital?

Da. Registrele pot fi ținute în format electronic (Excel, soft dedicat), cu condiția ca modelele și conținutul lor să respecte OMFP 170/2015 și să poată fi listate la cerere în caz de control.

Ce risc dacă nu țin RJIP deși sunt obligat?

Conform Legii contabilității nr. 82/1991, neconducerea evidenței contabile se sancționează cu amenzi. În plus, fără RJIP nu poți justifica venitul net declarat și ANAF poate recalcula impozitul din oficiu.

Ce este Registrul de Evidență Fiscală și chiar e obligatoriu pentru PFA?

Da, este obligatoriu pentru PFA în sistem real, conform art. 68 alin. (8) din Legea 227/2015 (Codul Fiscal). Este documentul în care centralizezi veniturile brute, cheltuielile deductibile și calculezi venitul net anual impozabil — sursa pentru cifrele din Declarația Unică. PFA-urile pe normă de venit completează doar partea de venituri din REF (cifra de afaceri), conform art. 69 alin. (8) din Codul Fiscal — nu versiunea completă cu cheltuieli și venit net.