Cum înregistrezi SRL-ul sau PFA-ul în SPV ANAF (cu tutoriale video)

certSIGN — certsign.ro

Oferă două variante: certificat pe token USB (drive fizic) și certificat în cloud (Paperless/webSIGN), fără token și fără drivere. Varianta cloud permite semnarea de pe orice dispozitiv, inclusiv telefon.

Disponibil: Token USB · Cloud (webSIGN)

DIGISIGN — digisign.ro

Furnizor cu experiență îndelungată. Oferă certificate calificate pe token. Identificarea se poate face la sediu sau video, la distanță.

Disponibil: Token USB · Identificare video

Trans Sped — transsped.ro

Oferă atât certificate pe token cât și certificate în cloud. Suportă identificare la distanță, fără deplasare. Pentru utilizare pe macOS recomandă varianta token.

Disponibil: Token USB · Cloud · Identificare video

Token USB sau cloud – care e mai bun pentru tine?

• Token USB: Necesită un drive fizic (arată ca un stick USB) conectat la calculator și instalarea unor drivere. Mai rigid, dar funcționează în orice browser, inclusiv pe Windows și, cu limitări, macOS.
• Cloud: Fără hardware, fără drivere. Semnezi printr-o aplicație sau browser, cu cod de acces primit pe telefon la momentul semnării. Ideal dacă lucrezi de pe mai multe calculatoare sau vrei simplitate.

Ambele tipuri sunt acceptate de ANAF pentru înregistrarea în SPV.

Cum obții certificatul – pași generali

1. Completezi cererea online

   Mergi pe site-ul furnizorului ales și completezi formularul de comandă. Vei introduce datele personale și vei alege tipul de certificat.

2. Identificare – video sau fizic

   Furnizorul trebuie să îți verifice identitatea. Poți face asta video online (din fața camerei, fără deplasare) sau fizic la sediul furnizorului. Ai nevoie de actul de identitate în original.

3. Faci plata

   Card, transfer bancar sau ordin de plată, în funcție de furnizor.

4. Primești certificatul

   Pentru token: primești drive-ul fizic prin curier, împreună cu codul PIN. Pentru cloud: primești un link de activare pe email și îți setezi parola.

Cum ajungi la formularul de înregistrare

1. Accesează site-ul ANAF

   Mergi pe anaf.ro și dă click pe Servicii Online din meniul principal.

2. Alege „Înregistrare utilizatori”

   Din submeniu, selectează Înregistrare utilizatori.

3. Alege Spațiul Privat Virtual

   Pe pagina următoare, dă click pe caseta SPAȚIU PRIVAT VIRTUAL.

4. Alege „Persoane juridice”

   Treci cu mouse-ul (fără click inițial) peste caseta PERSOANE JURIDICE ȘI ALTE ENTITĂȚI FĂRĂ PERSONALITATE JURIDICĂ — se deschide un meniu. Dă click pe Înregistrare utilizatori persoane juridice…

   Valabil și pentru PFA, nu doar pentru SRL.

5. Înregistrare cu certificat digital

   Pe pagina nouă, dă click pe Înregistrare utilizatori cu certificat digital. Ți se va deschide formularul de completat.

Documentele necesare

• Documentul de confirmare (PDF semnat și contrasemnat de furnizor)
• Copie CI (scanată sau fotografiată clar, format PDF)
• Pentru SRL: Certificatul de înregistrare la Registrul Comerțului și Actul Constitutiv care atestă că ești administrator
• Pentru PFA: Certificatul de înregistrare la Registrul Comerțului

Completarea formularului

1. Introduci CUI-ul firmei

   Completezi câmpul Cod de identificare fiscal (CUI). Denumirea firmei se va completa automat din baza de date ANAF.

2. Completezi datele personale

   CNP-ul tău, tipul și seria actului de identitate, număr de telefon mobil (necesar pentru notificări), adresă de email.

   Email-ul este crucial!

   Dacă îl introduci greșit, nu vei putea finaliza înregistrarea — vei primi un cod de confirmare pe acel email.

3. Selectezi calitatea: Reprezentant legal

   La câmpul Calitate, deschizi lista derulantă și alegi Reprezentant legal.

4. Încarci documentele

   Folosești butonul Browse (sau Choose file) pentru a uploada:

   • Documentul de confirmare (PDF)
   • O arhivă ZIP cu: copia CI + documentul care dovedește calitatea de reprezentant legal
   Semnează electronic documentele din arhivă înainte de a le încărca

   Atât copia după CI cât și documentul care dovedește calitatea ta (certificat de înregistrare, extras ONRC etc., dacă este copie scanată) trebuie semnate cu certificatul digital tocmai obținut. Astfel te asiguri că ANAF le acceptă fără probleme.

5. Completezi codul de validare și trimiți cererea

   Introduci codul CAPTCHA afișat în josul paginii și dai click pe Continuă. Vei primi un cod pe email pentru confirmarea adresei.

Ce este împuternicirea și de ce e necesară

Conform Codului de procedură fiscală (art. 18, alin. 2), împuternicitul trebuie să depună la ANAF actul de împuternicire. Fără acesta, ANAF nu poate verifica că ai dreptul să acționezi în numele firmei respective.

Împuternicirea poate fi:

• Document semnat electronic de reprezentantul legal al firmei cu certificatul său digital calificat — varianta cea mai simplă și recomandată. Documentul semnat electronic are valoare de original, iar ANAF îl acceptă fără să mai fie necesară prezentarea fizică la ghișeu. Acest document poate fi o împuternicire simplă redactată de reprezentantul legal și trebuie să menționeze că se oferă acces la toate operațiunile din SPV, precum și acordul cu privire la accesul la informațiile referitoare la istoricul acțiunilor anterioare din SPV al persoanei reprezentate. (vezi acest material informativ ANAF)
• Procură notarială — alternativă valabilă dacă titularul nu deține certificat digital. Se încarcă în format PDF. Dacă procura este doar scanata și nu este semnată electronic de reprezentantul legal sau de notar, conform precizărilor ANAF, este obligatorie prezentarea documentului în original la ghișeu de către solicitant. (vezi acest material informativ ANAF)
• Document semnat olograf de reprezentantul legal — și în acest caz, conform precizărilor ANAF, este obligatorie prezentarea documentului în original la ghișeu. Înseamnă un drum în plus, deci evitați această variantă dacă se poate. (vezi acest material informativ ANAF)

Poți descărca un model de împuternicire în format PDF de aici: Model de împuternicire

Documentele necesare (împuternicit)

• Documentul de confirmare al împuternicitului (PDF semnat + contrasemnat)
• Copie CI a împuternicitului
• Actul de împuternicire (fie procură notarială, fie document semnat electronic sau olograf)
• Copie CI a reprezentantului legal (cel care a semnat împuternicirea)
• Pentru SRL: Certificatul de înregistrare la Registrul Comerțului și Actul Constitutiv care atestă calitatea de administrator a reprezentantului legal
• Pentru PFA: Certificatul de înregistrare la Registrul Comerțului

Completarea formularului (împuternicit)

Procesul de accesare a formularului este identic cu cel descris mai sus. Diferența apare la completarea formularului:

1. Introduci CUI-ul firmei pentru care ești împuternicit

   Nu CUI-ul tău sau al firmei tale — ci CUI-ul firmei pe care o reprezinți.

2. Completezi datele tale personale

   CNP-ul tău, actul tău de identitate, telefonul și emailul tău.

3. Selectezi calitatea: Împuternicit

   La câmpul Calitate, alegi Împuternicit din listă.

4. Încarci documentele

   Documentul de confirmare (al tău) + arhiva ZIP cu: copia ta după CI, actul de împuternicire și copia CI a reprezentantului legal.

   Semnează electronic documentele din arhivă

   Copia ta după CI și copia CI a administratorului trebuie semnate cu certificatul tău digital. Referitor la actul de împuternicire: cel mai important este ca acesta să fie semnat electronic de titular (administratorul SRL-ului sau titularul PFA-ului) cu propriul certificat digital calificat. O împuternicire semnată electronic de titular are valoare de original și ANAF o acceptă fără să mai fie necesară prezentarea fizică la ghișeu. Dacă titularul semnează doar olograf, va trebui să te deplasezi la ANAF cu documentul în original.

5. Trimiți cererea

   La fel ca în Cazul A, completezi codul CAPTCHA și confirmi emailul.