Cum să îți organizezi clienții și proiectele ca freelancer în 2026 (fără haos și Excel-uri inutile)

Cui se potrivește: freelanceri creativi, consultanți, soloprenori care vor flexibilitate maximă fără a schimba tool-uri.

Ce face: Notion poate fi folosit ca un CRM simplu (bază de date cu clienți), un tracker de proiecte, un loc pentru documentație și note — toate conectate între ele într-un workspace personalizat.

Pro

• Poți crea o bază de date cu clienți, proiecte, taskuri și chiar facturi generate în Facturescu legate de acel client.
• Interfață curată, foarte personalizabilă.
• Poți lega baze de date între ele (de ex. clienți ↔ proiecte ↔ taskuri).

Contra

• Necesită un pic de setup inițial (dar merită pe termen lung).
• Poate fi prea flexibil dacă vrei doar ceva foarte simplu, fără structuri custom.

Exemplu: Poți crea o pagină „Clienti” în Notion cu un database în care salvezi numele clientului, contact, proiecte active și folosești relații (relations) ca să legi fiecare client de proiectele lui.

Cui se potrivește: freelanceri care vor o metodă vizuală și simplă de a urmări stadiul lucrurilor.

Ce face: Trello folosește board-uri Kanban (board → liste → cards) ca să organizezi taskuri pe etape („To Do”, „In Progress”, „Done”), perfect pentru colaborare ușoară și tracking vizual.

Pro

• Interfață intuitivă drag-and-drop.
• Poți invita membri sau chiar clienți (guest) pe board-uri.
• Ideal pentru proiecte simple.

Contra

• Lipsesc funcții avansate (de exemplu time tracking).

Exemplu: Creezi un board pentru fiecare client sau proiect și împarți task-urile pe coloane — „Brief primit”, „Draft”, „Feedback client”, „Finalizat”.

Cui se potrivește: freelanceri sau mici echipe care vor funcții mai avansate decât un simplu Kanban.

Ce fac: Ambele oferă task tracking, multiple moduri de vizualizare (listă, Kanban, calendar), deadline-uri, notificări și un istoric al activităților.

Pro

• Sunt mai robuste decât Trello pentru proiecte cu dependențe, deadline-uri și colaborare.
• Permite subtasks, timeline (Gantt), calendar vizual.

Contra

• Pot fi prea „heavy” pentru simplitatea freelancing-ului.
• Curba de învățare e mai mare decât la Trello.

Exemplu: Un consultant care are 5–10 proiecte active poate seta timeline-uri, asigna taskuri și urmări termene direct în Asana/ClickUp.

Freedcamp este o alternativă gratuită pentru management de proiect complex, cu taskuri, calendar și time tracking inclus gratuit, plus module CRM și facturi în planurile plătite.

Pro: complet gratuit.

Contra: poate fi supra-complex dacă ai doar nevoi simple.

Cui se potrivește: oricărui freelancer sau antreprenor mic care vrea să gestioneze facturarea corect, legal și fără complicații.

Ce face: Facturescu este tool-ul tău de facturare care salvează datele clienților și emite facturi conforme, inclusiv cu reguli automate de TVA (ex: reverse charge, scutiri), template-uri frumoase și integrare cu SPV (pentru e-Factura). E o bună referință pentru datele fiscale ale clienților tăi, complementând tool-urile de project management.

Pro

• Creat special pentru firmele din România
• Gratuit până la 5 facturi pe lună
• Intuitiv și minimalist
• Integrare cu SPV pentru e-Factura fără cost suplimentar

Contra

• Insuficient în cazul în care ai nevoie de funcționalități avansate (stocuri, e-Transport, documente etc.).

Cui i se potrivește: Toggl Track e o unealtă ideală pentru freelanceri sau contractori care sunt plătiți pe oră, sau, de ce nu, pentru oricine vrea să știe exact cât timp petrece pe tasku-uri, proiecte și clienți. Este simplu de folosit și oferă rapoarte pe care poți să le folosești atât pentru planificare, cât și pentru facturare.

Toggl Track nu e doar un simplu tracker de timp — e un tool strategic pentru freelanceri care vor date clare despre cât lucrează pentru fiecare client sau proiect. A vedea în cifre orele lucrate te ajută să:

• negociezi mai bine ratele pe oră;
• estimezi cu mai multă acuratețe proiectele viitoare;
• facturezi transparent pe baza orelor lucrate;
• optimizezi timpul propriu și rutina de lucru.

Dacă ești freelancer plătit pe oră sau vrei să ai un istoric clar de ore lucrate pentru proiectele tale, Toggl Track probabil va deveni unul dintre cele mai folosite tool-uri din workflow-ul tău.

Todoist – task manager simplu și cross-platform.

Clockify – alternativă gratuită pentru time tracking (similar cu Toggl Track).

Zapier – automation între tool-uri (ex: când adaugi un client în Notion, creează automat în CRM).

Definește nevoile: ai nevoie doar de contact management? Sau și de project tracking + taskuri?

Începe simplu: dacă nu ai nevoie să inviți clientul în workspace-ul tău, începe cu notițe și reminders (și Facturescu pentru facturare, desigur!). Dacă vrei să distribui materialele clientului, Trello sau Notion sunt opțiuni solide.

Integrează: cele mai bune setup-uri combină un CRM simplu cu un tracker de taskuri și cu un tool de facturare.

Automatizează: dacă ai posibilitatea, conectează tool-urile între ele pentru a elimina duplicarea muncii.

Cu siguranță nu există un tool „one size fits all”, dar un mix bine gândit (de exemplu: Notion pentru baze de date și task tracking + Facturescu pentru facturare și gestionare clienți) te ajută să treci de la haos la ordine fără bătăi de cap. Începe cu soluții simple și extinde-ți stack-ul pe măsură ce crești — astfel vei avea întotdeauna control asupra clienților și proiectelor tale, fără să revii la Excel sau notițe împrăștiate.