TVA intracomunitar: ce este, când ai nevoie de cod special de TVA și cum facturezi corect în UE

Codul de TVA intracomunitar (numit și cod valid de TVA în VIES) este un număr de identificare fiscală special, atribuit de ANAF, care permite firmelor neînregistrate în scopuri de TVA în România (deci neplătitoare de TVA) să desfășoare tranzacții comerciale cu parteneri din Uniunea Europeană. Prin obținerea acestui cod, o firmă scutită de TVA devine recunoscută în sistemul european VIES ca operator intracomunitar, evitând astfel dubla taxare (TVA în țara partenerului și în România).

Este important de clarificat că dacă firma este deja plătitoare de TVA în România (înregistrată normal conform art. 316 Cod Fiscal), codul de TVA format din prefixul RO urmat de CUI-ul firmei este deja valid în VIES și poate fi folosit pentru tranzacții intracomunitare. Acest ghid se adresează exclusiv firmelor neplătitoare de TVA, aflate sub plafonul de scutire (în prezent 395.000 ron cifră de afaceri anuală) și care doresc să facă tranzacții cu alte companii din UE fără a pierde avantajul scutirii de TVA pe plan intern.

În legislație, baza legală pentru codul TVA intracomunitar este articolul 317 din Legea nr. 227/2015 privind Codul Fiscal, intitulat “Înregistrarea în scopuri de TVA a altor persoane care efectuează achiziții intracomunitare sau pentru servicii”. Conform acestuia, anumite persoane care nu sunt înregistrate și nici obligate să se înregistreze normal în scopuri de TVA pot (sau trebuie, în anumite situații) să solicite această înregistrare specială înainte de efectuarea operațiunilor intracomunitare taxabile în România.

Taxarea inversă este un mecanism de TVA prin care obligația de a calcula și declara TVA se mută de la furnizor la beneficiar.

Cu alte cuvinte:

• furnizorul nu colectează TVA
• beneficiarul este cel care calculează și declară TVA, chiar dacă nu este plătitor de TVA

Dacă firma ta cumpără servicii sau bunuri de la furnizori din Uniunea Europeană și nu ești plătitor de TVA în România, în anumite cazuri ești obligat să obții codul de TVA intracomunitar înainte de tranzacție. Iată situațiile principale:

Achiziții de servicii de la firme din UE — obligație de la prima tranzacție

Orice achiziție de servicii intracomunitare unde, conform regulilor de TVA, locul prestării se consideră a fi în România (de obicei servicii B2B generale, precum servicii de publicitate, consultanță, software, hosting, cloud, abonamente etc.) impune firmei din România să fie identificată cu un cod valid de TVA. Practic, furnizorul extern îți va cere un cod de TVA valid pentru a te factura (cu taxare inversă).

Exemple comune: servicii de hosting web, reclame Google/Facebook, licențe software, abonamente la platforme cloud.

Achiziții de bunuri din UE — depășirea plafonului de 10.000 EUR

Legislația prevede un plafon anual de achiziții intracomunitare de bunuri în valoare de 10.000 EUR (aprox. 50.000 lei), sub care o firmă neplătitoare poate cumpăra bunuri din UE fără să fie obligată la TVA în România. Dacă cumulezi achiziții de bunuri sub acest prag într-un an, furnizorii din UE îți pot factura cu TVA din țara lor (similar cumpărăturilor de către un consumator obișnuit) și nu ai obligații de TVA în România pentru acele bunuri.

Totuși, legea îți permite opțional să soliciți codul TVA intracomunitar chiar și sub plafon, pentru a beneficia de facturare fără TVA extern și plata TVA în România, mai concret fosind mecanismul de taxare inversă. De ce? Uneori cota de 21% din România poate fi mai avantajoasă decât TVA-ul din alt stat.

Dacă vinzi bunuri sau servicii către clienți din Uniunea Europeană și nu ești plătitor de TVA în România, vei avea nevoie de codul de TVA intracomunitar pentru a factura corect și legal.

Vânzări de servicii către firme din UE

Când prestezi servicii către o firmă din UE care are cod de TVA valid, în majoritatea cazurilor locul prestării se consideră a fi în țara clientului (conform regulii generale B2B). În acest caz, tu emiți factura fără TVA, cu mențiunea “taxare inversă” (reverse charge), iar clientul va plăti TVA-ul în țara lui. Pentru a emite o astfel de factură legal, trebuie să ai cod TVA intracomunitar de la ANAF și să raportezi aceste livrări în declarația D390.

Exemple: servicii de programare, design, consultanță, copywriting către clienți corporativi din Germania, Franța, Italia etc.

Vânzări de bunuri către clienți din UE

Dacă vinzi bunuri fizice și le expediezi din România către un client din alt stat UE (livrare intracomunitară de bunuri), trebuie să ai cod TVA intracomunitar pentru a factura fără TVA. Clientul (dacă este plătitor de TVA în țara lui) va declara achiziția intracomunitară și va plăti TVA acolo. Tu trebuie să raportezi livrarea în declarația D390 și să păstrezi dovada transportului (AWB, contract de transport).

Pasul 1: Pregătește documentația

Pentru înregistrarea în scopuri de TVA intracomunitar, vei avea nevoie de:

• Certificatul de înregistrare fiscală (CIF) al firmei / PFA-ului
• Actul constitutiv (pentru SRL-uri)
• Certificat constatator eliberat de ONRC (nu mai vechi de 30 de zile)
• Document de identitate al administratorului / reprezentantului legal

Pasul 2: Completează formularul 700

Trebuie să completezi formularul 700 (Cerere de înregistrare în scopuri de TVA), disponibil pe site-ul ANAF sau în sistemul SPV (Spațiul Privat Virtual). În formular, bifează înregistrarea în scopuri de TVA intracomunitar pentru achiziții intracomunitare sau pentru servicii (art. 317), nu înregistrarea normală de TVA (art. 316).

Pasul 3: Depune cererea la ANAF

Ai două opțiuni pentru depunerea cererii:

• Online prin SPV (recomandat): Intri în Spațiul Privat Virtual, secțiunea “Înregistrare fiscală”, și completezi formularul 700 electronic. Atașezi documentele scanate și trimiți cererea.
• La registratura ANAF: Depui cererea pe hârtie la sediul ANAF al firmei, însoțită de documentele necesare.

Pasul 4: Așteaptă validarea de la ANAF

ANAF verifică cererea și documentele depuse. De obicei, procesul durează între 3 și 10 zile lucrătoare. După aprobare, primești o ”Decizie de înregistrare” în care ți se comunică codul de TVA intracomunitar (care va avea prefixul RO, de exemplu: RO12345678).

Pasul 5: Verifică codul în VIES

După ce primești decizia de înregistrare, verifică că noul cod apare în baza de date VIES (VAT Information Exchange System) la adresa ec.europa.eu/taxation_customs/vies. Acest cod va fi recunoscut de toți partenerii din UE ca fiind valid pentru tranzacții intracomunitare.

După ce obții codul de TVA intracomunitar, vei avea obligații declarative specifice, chiar dacă firma rămâne neplătitoare de TVA pe plan intern. Principalele obligații sunt:

Declarația D390 — Declarație recapitulativă privind livrările / achizițiile / prestările intracomunitare

Ce este: Declarația D390 este o declarație informativă lunară prin care raportezi la ANAF toate tranzacțiile intracomunitare efectuate în luna precedentă (atât livrări de bunuri/servicii către UE, cât și achiziții de bunuri/servicii din UE).

Când se depune: Lunar, până pe data de 25 a lunii următoare celei în care ai efectuat tranzacții intracomunitare. De exemplu, pentru tranzacțiile din ianuarie, depui declarația până pe 25 februarie.

Ce informații conține:

• Codul de TVA al partenerului din UE (client sau furnizor)
• Valoarea totală a tranzacțiilor pentru fiecare partener
• Tipul operațiunii (livrare/achiziție de bunuri sau servicii)
• Valuta tranzacției (de obicei EUR sau RON echivalent)

Important: Declarația D390 se depune lunar chiar dacă nu ai avut tranzacții în acea lună (se depune “pe zero”). De asemenea, trebuie să păstrezi un registru detaliat al tuturor facturilor intracomunitare pentru a completa corect declarația.

Declarația D301 — Decont special de TVA pentru achiziții intracomunitare

Ce este: Declarația D301 este un decont special prin care declari și plătești TVA-ul aferent achizițiilor intracomunitare de bunuri și servicii. Practic, pentru fiecare achiziție din UE (unde furnizorul ți-a emis factură fără TVA), trebuie să calculezi și să plătești TVA-ul în România (la cota de 21%).

Când se depune: Lunar sau trimestrial (în funcție de frecvența tranzacțiilor), până pe data de 25 a lunii următoare celei în care ai primit factura de achiziție. Decontul se depune doar când ai achiziții de declarat, nu și “pe zero” ca D390.

Cum funcționează: Ai achiziționat un serviciu de hosting de 100 EUR de la o firmă din Germania. Furnizorul german îți emite factură fără TVA (0% - reverse charge). Tu trebuie să declari în D301 achiziția de 100 EUR și să calculezi TVA-ul: 100 EUR × 21% = 21 EUR TVA. Plătești acest TVA la bugetul de stat până pe 25 a lunii următoare.

Evidența facturilor și păstrarea documentelor

Trebuie să păstrezi evidența completă a tuturor facturilor emise și primite în relațiile intracomunitare:

• Facturile de livrare către clienți UE (cu mențiunea reverse charge)
• Facturile de achiziție de la furnizori UE (fără TVA aplicat)
• Dovada transportului pentru livrări de bunuri (AWB, contract transport)
• Verificarea codului de TVA al partenerilor în VIES (screenshot sau confirmare)

Aceste documente trebuie păstrate cel puțin 10 ani, conform legislației fiscale din România, și pot fi solicitate de ANAF în cadrul unui control fiscal.

Nedepunerea declarației D390 sau depunerea cu întârziere

Cea mai comună greșeală este uitarea sau amânarea depunerii declarației D390. Chiar dacă nu ai avut tranzacții într-o lună, declarația trebuie depusă “pe zero”. Nedepunerea atrage amenzi între 500 lei și câteva mii de lei, iar depunerea cu întârziere poate genera penalități de 2% din valoarea tranzacțiilor neraportate.

Neverificarea codului de TVA al partenerului în VIES

Înainte de a emite o factură cu taxare inversă către un client UE, trebuie să verifici că codul său de TVA este valid în VIES. Dacă emiți factură fără TVA către un partener al cărui cod nu este valid, ANAF poate considera că ai aplicat incorect scutirea și îți va cere să plătești TVA-ul. Verifică întotdeauna codul înainte de fiecare factură și păstrează dovada verificării.

Confuzia între cod intracomunitar și înregistrare normală de TVA

Mulți antreprenori confundă codul TVA intracomunitar cu înregistrarea normală de TVA. Dacă obții codul intracomunitar (art. 317), firma rămâne neplătitoare de TVA pe plan intern — nu trebuie să adaugi TVA la facturile către clienți români și nu poți deduce TVA de pe achizițiile interne. Dacă în viitor depășești plafonul de scutire (395.000 lei/an) sau optezi pentru TVA voluntar, vei trece la înregistrarea normală (art. 316) și codul tău va fi folosit pentru toate tranzacțiile, inclusiv interne.

Neplata TVA-ului aferent achizițiilor intracomunitare (omiterea D301)

Dacă ai folosit codul intracomunitar pentru a cumpăra servicii sau bunuri fără TVA din UE și ai uitat sau ai amânat să declari și să plătești TVA-ul prin decontul special D301, vei acumula datorii către buget. ANAF poate descoperi aceste datorii fie prin control încrucișat (dacă partenerul tău a declarat vânzarea către tine, dar tu nu ai declarat cumpărarea), fie prin verificarea declarațiilor tale ulterioare. Tratează decontul D301 cu aceeași seriozitate — ține evidența tuturor facturilor de achiziții intracomunitare și depune D301 ori de câte ori ai de plată TVA.

Codul de TVA intracomunitar este o unealtă esențială pentru firmele mici neplătitoare de TVA care doresc să colaboreze cu parteneri din Uniunea Europeană. Deși procesul de obținere este relativ simplu (completare formular 700, depunere la ANAF, aprobare în 3-10 zile), obligațiile declarative ulterioare (D390 lunar, D301 pentru achiziții) trebuie respectate cu strictețe pentru a evita penalități și probleme fiscale.

Recomandări finale:

• Obține codul înainte de prima tranzacție intracomunitară (achiziție de servicii sau livrare către UE)
• Verifică întotdeauna codul de TVA al partenerilor în VIES înainte de facturare
• Depune D390 lunar (chiar și “pe zero” dacă nu ai tranzacții)
• Declară și plătește TVA-ul prin D301 pentru toate achizițiile din UE
• Păstrează evidența completă a facturilor și documentelor de transport
• Lucrează cu un contabil sau consultant fiscal pentru a asigura conformitatea

Dacă vrei să eviți greșelile frecvente și să facturezi corect clienți din UE, Facturescu aplică automat regulile de TVA intracomunitar și reverse charge, lăsându-ți totuși libertatea de a personaliza factura atunci când e nevoie. Facturi corecte, conforme și fără stres — exact cât trebuie.