Ghid de facturare pentru clienți din străinătate: UE și non-UE (2026)

Când facturezi un client din altă țară, cel mai important lucru este să stabilești trei lucruri:

1. Unde se află clientul? — într-un stat membru UE sau într-un stat non-UE (țară terță)?
2. Cine este clientul? — o firmă (persoană impozabilă, “B2B”) sau o persoană fizică / entitate neplătitoare de TVA (“B2C”)?
3. Ce statut fiscal ai tu? — ești înregistrat în scopuri de TVA sau aplici regimul de scutire?

Răspunsurile la aceste trei întrebări dictează dacă factura ta va conține TVA sau nu, ce mențiuni trebuie adăugate și ce declarații fiscale trebuie depuse.

Începând cu 1 august 2025, România are un sistem simplificat de cote TVA:

Acesta este cel mai comun scenariu pentru freelanceri și firme mici din România care lucrează cu clienți europeni.

Dacă ești plătitor de TVA

Când prestezi servicii către o firmă dintr-un alt stat UE care are un cod de TVA valid (verificabil în sistemul VIES), factura se emite fără TVA. Nu e o reducere — e un mecanism fiscal numit taxare inversă (reverse charge). Practic, clientul tău va declara și va plăti TVA-ul în țara lui, conform cotei locale.

Ce trebuie să apară pe factură:

• Codul tău de TVA (format RO + CIF, de exemplu: RO12345678)
• Codul de TVA al clientului (de exemplu: DE123456789 pentru o firmă din Germania)
• Mențiunea: “Taxare inversă / Reverse charge — Art. 196 Directiva 2006/112/CE”
• Valoarea serviciilor, fără TVA

Ce declarații depui:

• Declarația 300 (Decontul de TVA) — menționezi operațiunile scutite cu drept de deducere
• Declarația 390 VIES (Declarația recapitulativă) — raportezi prestările de servicii intracomunitare

Dacă NU ești plătitor de TVA (aplici regimul de scutire)

Dacă ai o firmă sau un PFA sub plafonul de 395.000 lei și nu ești înregistrat ca plătitor de TVA, poți totuși lucra cu firme din UE. Dar ai nevoie de un cod de TVA intracomunitar (numit și “cod special de TVA”), care este diferit de codul normal de plătitor de TVA.

Ce este codul de TVA intracomunitar?

Este un cod de identificare fiscală pe care îl obții de la ANAF prin depunerea Declarației 091. Nu te transformă în plătitor de TVA în sensul clasic — nu colectezi și nu deduci TVA. Servește doar pentru a te identifica în tranzacții intracomunitare.

Cum facturezi:

• Pe factură treci codul de TVA intracomunitar (format RO + CIF) în locul CIF-ului simplu
• Soliciti clientului codul lui de TVA (pe care îl verifici în VIES)
• Factura se emite fără TVA
• Clientul plătește TVA-ul în țara lui, prin mecanismul de taxare inversă

Ce declarații depui:

• Declarația 301 (Decontul special de TVA) — dacă achiziționezi servicii sau bunuri din UE
• Declarația 390 VIES — pentru prestările de servicii intracomunitare

Când clientul tău nu este o firmă cu cod de TVA, ci o persoană fizică (sau o entitate care nu are cod de TVA), se aplică alte reguli privind locul impozitării.

Regula generală pentru servicii

Pentru majoritatea serviciilor, locul prestării este locul unde se află prestatorul — adică România. Asta înseamnă că trebuie să aplici TVA-ul românesc.

• Dacă ești plătitor de TVA → aplici TVA 21% pe factură
• Dacă NU ești plătitor de TVA → facturezi fără TVA (dar atenție la plafonul de 395.000 lei)

Excepții importante: servicii digitale, telecomunicații, difuzare

Dacă prestezi servicii electronice (software, design digital, cursuri online etc.), servicii de telecomunicații sau servicii de difuzare radio-TV către persoane fizice din alt stat UE, locul prestării este locul unde se află clientul, nu unde ești tu.

Soluția: Sistemul OSS (One-Stop Shop)

OSS este un sistem simplificat prin care declari și plătești TVA-ul datorat în alte state membre, totul printr-un singur punct de contact — ANAF din România. Te înregistrezi în regimul OSS, aplici cota de TVA din țara clientului pe fiecare factură și depui o declarație trimestrială. Regimul OSS se aplică obligatoriu atunci când o entitate depășește plafonul anual de 10.000 EUR pentru vânzări la distanță (B2C) de bunuri sau servicii către alte state membre UE.

Baza legală: Art. 278 alin. (5) lit. h) din Codul Fiscal; Regimul OSS — Art. 315 din Codul Fiscal. Directiva UE 2006/112/CE, Art. 58.

Aceasta este situația cea mai simplă din punct de vedere al TVA.

Indiferent dacă ești plătitor sau neplătitor de TVA, facturile pentru prestări de servicii către firme din state non-UE (SUA, UK, Elveția, Canada etc.) se emit fără TVA. Locul prestării serviciilor este considerat a fi în țara clientului, nu în România.

Ce trebuie să apară pe factură:

• Datele tale complete (denumire, adresă, CIF sau cod TVA dacă ai. Codul de TVA intracomunitar nu se trece pe facturile non-UE.)
• Datele clientului (denumire, adresă, număr de identificare fiscală dacă au)
• Descrierea serviciilor prestate
• Valoarea, moneda
• Mențiunea: “Servicii prestate în afara UE — operațiune neimpozabilă în România conform Art. 278 alin. (2) din Codul Fiscal”

Important: Nu ai nevoie de cod de TVA intracomunitar pentru clienți non-UE. Acesta este necesar doar pentru tranzacții intracomunitare (UE).

Regula generală: locul prestării serviciilor către persoane neimpozabile este locul unde se află prestatorul (România). Deci, în principiu, s-ar aplica TVA românesc.

Dar există excepții importante — unele servicii au locul prestării în afara UE, chiar și pentru B2C:

• Servicii de consultanță, publicitate, inginerie, juridice, contabile
• Servicii prestate pe cale electronică (software, design, e-learning etc.)
• Servicii de telecomunicații
• Închiriere de bunuri mobile corporale (cu excepția mijloacelor de transport)
• Transferul sau cesiunea drepturilor de autor, patente, licențe

Pentru aceste categorii de servicii, factura se emite fără TVA dacă clientul (persoana fizică) se află în afara UE.

Baza legală: Art. 278 alin. (5) din Codul Fiscal — lista serviciilor pentru care locul prestării este la beneficiar, inclusiv pentru B2C cu beneficiari din afara UE.

* Pentru servicii electronice, telecomunicații și difuzare către B2C UE, se aplică cota TVA din țara clientului prin regimul OSS. Excepție: dacă vânzările tale totale de servicii electronice B2C în UE nu depășesc 10.000 EUR/an, poți alege să aplici TVA-ul românesc de 21%.

** Multe servicii B2C non-UE sunt neimpozabile în RO (consultanță, IT, design etc.) — vezi lista de excepții la Art. 278 alin. (5) din Codul Fiscal.

Regula de bază: e-Factura (sistemul RO e-Factura / SPV) este obligatorie pentru operațiunile al căror loc de prestare sau livrare este în România. Facturile pentru servicii sau bunuri al căror loc este în afara României nu se transmit în e-Factura.

Baza legală: OUG nr. 120/2021, cu modificările aduse prin OUG nr. 89/2025. Ghidul e-Factura publicat de Ministerul Finanțelor.

Orice factură emisă trebuie să respecte cerințele din Art. 319 din Codul Fiscal. Pentru facturile către clienți din străinătate, ține cont de aceste cerințe suplimentare:

1. Limba facturii — factura trebuie întocmită în limba română. Poți (și e recomandat) să o emiți bilingv (română + engleză sau altă limbă de comunicare cu clientul).
2. Moneda — poți factura în orice monedă (EUR, USD, GBP etc.). Dacă facturezi în altă monedă decât RON, folosește cursul BNR valabil la data emiterii facturii. Facturescu actualizează zilnic cursul BNR pentru 13 valute.
3. Cod TVA / Identificare fiscală — pentru clienți din UE, solicită și verifică codul de TVA în VIES. Pentru clienți non-UE, cere un număr de identificare fiscală al companiei (Tax ID, EIN, VAT ID, etc.).
4. Mențiuni privind TVA — obligatorii pe factură:
   • “Taxare inversă” sau “Reverse charge” — pentru B2B UE
   • “Scutit de TVA conform Art. 310 din Codul Fiscal” sau “Neînregistrat în scopuri de TVA” — dacă nu ești plătitor de TVA
   • “Neimpozabil în România conform Art. 278 din Codul Fiscal” — pentru servicii cu locul în afara RO
5. Contractul — deși nu e un element al facturii, orice relație comercială cu un client din străinătate ar trebui să se bazeze pe un contract scris (chiar și un simplu agreement / Terms of Service acceptat prin email).

Înainte de a emite o factură fără TVA către un client din UE, trebuie să verifici că are un cod de TVA valid. Poți face asta gratuit pe site-ul oficial:

VIES (VAT Information Exchange System): ec.europa.eu/taxation_customs/vies

Introduci codul de TVA al clientului, iar sistemul îți confirmă dacă este valid și activ. Salvează confirmarea (un screenshot sau PDF) — ți-ar putea fi util la un control ANAF ca dovadă că ai verificat codul înainte de a aplica scutirea de TVA.

Ține evidența clară a fiecărei facturi externe. La un eventual control ANAF, va trebui să demonstrezi că ai aplicat corect regimul TVA. Păstrează contractele, confirmările VIES și dovezile de plată.

Nu uita de cursul valutar. Dacă facturezi în EUR sau USD, contabilitatea ta trebuie ținută în RON. Cursul BNR de la data facturii este cel relevant. Cu Facturescu, cursul se aplică automat.

Facturile externe nu au nevoie de semnătură sau ștampilă. Conform legislației din România, factura este validă fără aceste elemente. Poți trimite factura în format PDF prin email.

Nu confunda “neplătitor de TVA” cu “nu trebuie să fac nimic”. Chiar dacă nu ești plătitor de TVA, dacă prestezi servicii pentru firme din UE, ai obligația de a obține codul de TVA intracomunitar și de a depune declarațiile 301 și 390 VIES.

Monitorizează plafonul de scutire. Dacă cifra ta de afaceri anuală depășește 395.000 lei, devii plătitor de TVA de la tranzacția care cauzează depășirea. Iar dacă operezi și în alte state membre ale UE, există și un plafon la nivel de UE de 100.000 EUR.

Folosește această listă de verificare rapidă înainte de a trimite o factură unui client din străinătate:

• Am verificat codul de TVA al clientului din UE în VIES (pentru B2B UE)
• Am obținut codul de TVA intracomunitar de la ANAF, dacă nu sunt plătitor de TVA (pentru B2B UE)
• Factura conține mențiunea corectă privind TVA (taxare inversă / neimpozabil / scutit)
• Factura este emisă bilingv (română + engleză sau altă limbă)
• Moneda facturii este corectă, cu cursul BNR de la data faptului generator
• Am completat corect datele clientului (denumire, adresă, cod TVA sau nr. de identificare)
• Factura NU a fost trimisă în e-Factura (dacă locul operațiunii este în afara României)
• Am un contract sau un acord scris cu clientul
• Am inclus factura în declarațiile lunare/trimestriale (D300, D390 VIES, D301 — după caz)

• Legea nr. 227/2015 — Codul Fiscal, Titlul VII, Art. 275–279 (locul operațiunilor), Art. 291 (cote TVA), Art. 310 (regimul special de scutire), Art. 315 (regimul OSS), Art. 319 (conținutul facturii)
• Legea nr. 141/2025 — publicată în Monitorul Oficial nr. 748/25.07.2025, stabilește cotele de TVA de 21% și 11%
• OG nr. 22/2025 — publicată în Monitorul Oficial nr. 788/28.08.2025, majorează plafonul de scutire de TVA la 395.000 lei
• OUG nr. 120/2021 (cu modificările din OUG nr. 89/2025) — reglementează sistemul RO e-Factura
• Directiva 2006/112/CE privind sistemul comun al TVA
• Sistemul VIES — ec.europa.eu/taxation_customs/vies