Ce trebuie să conțină factura când lucrezi cu firme din UE sau din afara UE
Când facturezi clienți din străinătate — fie din UE, fie din state extra-comunitare — regulile de TVA și de facturare se schimbă față de cele interne. Fiecare detaliu contează: de la codul de TVA, la mențiunea „taxare inversă”, până la valuta facturii. În acest articol îți spunem clar ce informații sunt obligatorii pe factură și ce trebuie să știi ca să fii corect din punct de vedere fiscal — fără să fii contabil.
Ce trebuie să conțină orice factură (indiferent de client)
Indiferent că facturezi în România, în UE sau către non-UE, factura trebuie să respecte regulile generale de facturare / TVA. Printre elementele obligatorii se numără:
- Număr unic, secvențial al facturii
- Data emiterii facturii (și, dacă e cazul, data livrării/prestării serviciului)
- Datele complete ale emitentului (numele / denumirea firmei, adresă, CUI)
- Datele complete ale beneficiarului (client — nume/firmă, adresă, CUI sau cod TVA)
- Descriere clară a bunurilor sau serviciilor prestate: tip, cantitate (dacă e cazul), preț unitar, valoare înainte de TVA, reduceri sau discounturi dacă există
- Cota TVA aplicată și valoarea TVA — sau, dacă tranzacția este taxată invers, mențiunea corespunzătoare (ex: “reverse charge”)
- Valoarea totală de plată
Dacă facturile sunt generate electronic (ex: prin RO e-Factura / SPV), atunci PDF-ul sau XML-ul trebuie să respecte formatul acceptat, dar informațiile de mai sus rămân la fel.
Clienți din UE — ce să verifici / ce reguli speciale sunt
Dacă facturezi către un client din alt stat membru UE, lucrurile pot funcționa astfel:
Dacă clientul este firmă înregistrată în scopuri de TVA (cu cod valid VIES), factura se emite fără TVA — cu mențiunea de taxare inversă. Astfel, responsabilitatea calculării TVA cade pe clientul tău (reverse charge).
Este important să ai codul de TVA valid al clientului — îl poți verifica în registrul VIES, pentru a evita probleme.
Factura trebuie în continuare să conțină toate elementele standard: număr, data emiterii, date beneficiar, descriere servicii/bunuri etc.
Dacă livrezi bunuri (nu doar servicii), ar putea exista reguli speciale legate de livrare intra-comunitară (transport, incoterms, dovada transportului etc.).
Concret: dacă pentru un client UE e valid codul TVA — emiți factură cu 0% + “reverse charge”.
Atenție: Este important de înțeles că şi firmele care nu sunt plătitoare de TVA în România pot avea drept clienți firme din UE. Pentru asta trebuie să obțină un cod TVA intracomunitar de la ANAF (se depune declarația D700). Acest cod le permite să emită facturi către companii din UE — fără ca firma să devină automat plătitoare de TVA în România - și va fi afișat pe facturi în locul CIF-ului. Dacă, în viitor, firma optează pentru regimul normal de TVA, va folosi codul standard (care are deja “RO” în față) pentru toate facturile, inclusiv cele interne.
Clienți din afara UE (Non-UE) — ce se schimbă
Când clientul nu este într-o țară UE (sau e persoană fizică din afara UE):
În general, factura se emite fără TVA — export serviciu/bun către terți extra-UE.
Factura trebuie în continuare să conțină toate informațiile standard (date emisie, furnizor, beneficiar, descriere etc.) — ca să fie completă și legală.
Dacă există particularități (spre ex: import / export de bunuri, obligații vamale etc.), ar putea apărea responsabilități fiscale diferite — e bine să întrebi contabilul sau să consulți un specialist.
Concret: un client din SUA / UK / alt stat extra-UE primește factură fără TVA — iar el va gestiona taxele conform reglementărilor locale.
Ce să știi când emiți facturi internaționale — checklist practic
- Verifică codul TVA al clientului (dacă e firmă UE)
- Decide: TVA inclus? TVA 0% + reverse charge? Fără TVA?
- Completează factura cu: număr, dată, date furnizor, date beneficiar, descriere bun/serviciu, preț, valută, TVA/cota, total
- Dacă e export (non-UE), clarifică valuta și modalitatea de plată
- Păstrează o copie — fie PDF, fie XML (dacă folosești e-facturare)
- Dacă se schimbă regulile (ex: TVA, praguri, regimuri), adaptează facturarea prompt
De ce contează să faci factura corect
Pentru că factura este document fiscal — dacă lipsește ceva sau e greșită, pot apărea probleme la deduceri, declarații, controale.
Clienții internaționali așteaptă facturi conforme — altfel pot refuza plata sau pot avea dificultăți contabile.
Ai o firmă — vrei să fii serios, profesional. O factură clară transmite încredere.
Dacă vrei să emiți facturi fără să te tot gândești la coduri fiscale, cotele de TVA sau “reverse charge” — Facturescu le face pentru tine. Aplică automat regulile potrivite (scutiri, TVA, reverse-charge etc.), dar îți lasă libertatea să personalizezi factura când ai nevoie. Este gândit special pentru firme mici și freelanceri: simplu, legal, rapid. Încearcă-l acum și vezi cât de ușor poate fi să faci facturarea corect de la primul click.
Alte articole pe blog
Cum să îți organizezi clienții și proiectele ca freelancer în 2026 (fără haos și Excel-uri inutile)
Organizarea clienților și a proiectelor nu trebuie să fie echivalentă cu sute de rânduri în foi de calcul sau zeci de tab-uri deschise în browser. Există o mulțime de tool-uri simple, intuitive și practice care te ajută să ții totul la un loc.
Modificări pe plan fiscal în 2026 pentru SRL-uri: ce trebuie să știi ca freelancer sau mic antreprenor
Pragul micro-întreprinderilor scade, impozitul pe dividende crește, avem capital social minim obligatoriu și reguli noi de compliance - iată ce aduce 2026 pentru SRL-uri în România.
TVA pentru freelanceri: când ești obligat, cum se declară, ce cotă alegi
Pentru mulți freelanceri și mici antreprenori TVA-ul poate părea un subiect complicat. Dar dacă știi regulile actualizate, poți lua decizii mai înțelepte: când merită să-ți faci firmă plătitoare de TVA, când să rămâi la scutire și cum să structurezi facturile.